Haz la automatización de la creación de tickets por correo y WhatsApp

La incorporación de herramientas que optimicen y agilicen las tareas de los servicios de TI es esencial en el contexto actual en el que se desenvuelven las áreas de tecnología. Cada vez los usuarios son más exigentes y esperan que sus solicitudes se resuelvan de forma más ágil y oportuna para no afectar su productividad, y por ello, la automatización de la creación de tickets por correo y WhatsApp facilita estos procesos.  

La adopción de un software ITSM de Mesa de Ayuda como Calisof ofrece esta posibilidad. En este artículo te contaremos cuáles son sus ventajas y por qué deberías contar con esta herramienta en tu organización.  
 

 

¿Por qué la automatización de tickets es esencial hoy? 

La automatización, en términos generales, es un gran beneficio que la tecnología nos ha regalado en distintos ámbitos para poder delegarle a una máquina algunas tareas mecánicas y repetitivas que a las personas nos demandan tiempo y esfuerzo valioso que podríamos invertir en labores más estratégicas y de mayor impacto para el negocio.  

En las áreas de TI, un ejemplo claro de lo anterior es la creación de tickets, una labor clave para la gestión de incidentes y de problemas, pero que al hacerla de forma manual genera desgaste, posibles retrasos e incluso errores propios de la intervención humana.  

Con la automatización de la creación de tickets por correo electrónico y WhatsApp por medio de un software ITSM, las áreas de servicios TI obtienen un apoyo clave para agilizar sus procesos de atención y focalizarse en brindar resoluciones de solicitudes más precisas, en el tiempo en que los usuarios las están esperando.  
 

 

 

1. Beneficios de la automatización en la gestión de tickets 

Con la adopción de este proceso, las áreas de TI verán una reducción significativa de la carga operativa que tienen sus integrantes. Algunas de las tareas que antes ejecutaban de forma manual ahora las hará el software ITSM de Mesa de Ayuda de Calisof, eliminando tareas repetitivas y facilitando la optimización del recurso humano, distribuyendo actividades más estratégicas.

Por otro lado, este software cuenta con una función muy potente: la integración de la automatización de la creación de tickets por correo electrónico y WhatsApp con otros procesos de ITSM, como la generación de informes y reportes o la visualización de datos en el dashboard, haciéndoles un seguimiento más preciso y detallado a las gestiones de TI, y permitiendo que la toma de decisiones sea más inteligente y estratégica.

De igual forma, con esta función, la experiencia del usuario mejorará de manera significativa, aumentando sus niveles de satisfacción e impactando de forma directa en la calificación del servicio recibido.  

2. Respuestas inmediatas a cualquier día y hora 

Así mismo, con esta automatización, el usuario recibirá respuestas a sus solicitudes por correo electrónico y WhatsApp cualquier día y hora, sin que esto signifique que un técnico de TI la esté generando. Una vez se crea el ticket, el software ITSM se encarga de enviar la confirmación inmediata de su recepción, así como de hacerle un seguimiento al estado de su resolución. Esto le inyecta confiabilidad y consistencia al servicio.  

3.Estandarización de procesos a través de automatización 

Al implementar esta automatización, el sistema se encargará de hacer la clasificación automática de las solicitudes de acuerdo con su tipo y a su categoría. También realizará la asignación inteligente de las prioridades según la carga operativa que el equipo tenga en ese momento, optimizando sus procesos internos y agilizando sus operaciones.

De igual forma, la herramienta está en capacidad de hacer una captura uniforme de la información que genera la operación de los servicios TI, ya que tiene una alineación clara y definida con los marcos de ITSM que trae consigo el software de Mesa de Ayuda de Calisof.  

 

Buenas prácticas para la automatización de tickets

Para la adopción de esta tecnología, es necesario antes configurar la herramienta de acuerdo con el canal:  

• Automatización por correo electrónico 

En este caso, es importante que se diseñen y se creen unas plantillas de respuesta automática, que son las que recibirán los usuarios una vez envíen su ticket. Además, la configuración debe contemplar la gestión de los archivos adjuntos que lleguen con el mensaje, así como establecer filtros antispam para evitar inconvenientes con este tema.  

• Automatización de tickets a través de WhatsApp 

Con este canal es importante realizar una correcta configuración del chatbot que atenderá las solicitudes de los usuarios, generando flujos de conversaciones automatizadas que considere un lenguaje cercano, fácil de entender por parte de las personas, y que responsa inquietudes reales con agilidad y oportunidad.

La ventaja del software ITSM de Mesa de Ayuda de Calisof es su facilidad para integrarse con aplicaciones como WhatsApp Business API, de modo que toda la comunicación se centralice en una misma plataforma.

Tanto el correo electrónico como WhatsApp son dos canales muy afines a las actividades de los usuarios, y la automatización de la creación de tickets por estos medios es un gran beneficio que debe ser aprovechado por las empresas para optimizar sus servicios de TI, en beneficio de su negocio.

Da el siguiente paso hacia una mejor eficiencia operativa en tu soporte TI 

La automatización ya no es una opción, es una necesidad para los equipos de TI, que buscan optimizar de una mejor manera su tiempo, mejorar tu servicio y desarrollar de la mejor manera respuestas para las exigencias de los usuarios. 
 
Con Calisof, tu empresa o organización podrá integrar de forma efectiva y sencilla la creación de tickets por correo y WhatsApp, que son dos canales muy usados por los usuarios, lo que te ayudara a garantizar una atención mucho más ágil. 
 
No dejes que tu equipo Ti pierda tiempo en tareas repetitivas. Calisof es un software ITSM diseñado para crecer contigo y ayudarte a enfocar tus recursos en lo que realmente importa.